社内向けSlack利用ガイドを公開する

2020/06/08

リモートワークが中心になったことと、事業の関係者が増えたことにより、社内コミュニケーションにおいてSlackが重要になってきた。 Slackは誰でも使えるものだが、チーム内に適切に情報を流通させるためには、ある程度ルールが必要だと思う。 弊社ではガイドを設定したので、公開してみる。

このガイドは、通話・チャット・ドキュメントの3段階のコミュニケーション手段をスムーズに行き来して、チーム内に情報を流通させてもらうことを意識して書いた。 他のことはあまり意識できていないので、他社のガイドも参考にしてみたい。


Slack利用ガイド

Slackはリモートワークにおけるオフィスです。より生産的に使えるように、ガイドを用意しました。

以下の3点を意識して、Slackを活用しましょう。

  • コール(通話)を積極的に活用する
  • ストック情報はNotionにまとめる
  • スレッドの作り過ぎに注意する

コール(通話)を積極的に活用する

メッセージの往復が多くなりそうな時や、テキストで説明が難しい場合には、チャンネルのコール(通話)を積極的に使いましょう。議論などのインタラクティブなコミュニケーションでは、長いテキストを何度も往復させるよりも、コールを始めた方が多くの意見が交換できます。

チームに共有する

コールで話す内容はチームで共有できるように、以下を実施しましょう。

  • 何を話しているか分かるように、コールの目的を事前に書く
  • 他の人も自主参加できるように、チャンネルのコールを使う(人へのコールではなく)。
  • 話の内容が分かるように、コール後に結論を書く。

例えば、以下のような感じです。

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ストック情報はNotionにまとめる

Slackはあくまでフロー情報を交換する場所です。後から繰り返し参照されるようなドキュメントや、分量の多いストック情報は、NotionにまとめてSlackにシェアするようにしましょう。

ストック情報の置き場をSlackから分離して管理すると、情報が検索しやすくなり、後から参照する時に役立ちます。また、これから入社するメンバーも過去の情報のエッセンスを閲覧できるようになり、過去まで含めた情報をオープンにできるというメリットがあります。

スレッドの作り過ぎに注意する

スレッドを作ると、手軽に話題が分けられて便利です。しかし、スレッドはクリックしなければ情報が閲覧できないため、作りすぎると一覧性が下がるという問題があります。また、スレッドに参加していないと新着メッセージとして表示されないので、チャンネルのメンバーの目に入らないこともあります。

場所を分ける必要がない時はスレッドを作らない

チャンネルのトピックから逸れる場合や、複数の話題が同時に進行している場合には、場所を分けた方が情報を整理しやすいのでスレッドを作りましょう。

逆に、場所を分ける必要がなければスレッドは作成せず、チャンネルの本流に投稿しましょう。少し前の投稿に対する返信には、メッセージの共有や引用を使うと話を参照できます。メッセージの共有は以下のように表示されるので、何の話をしているのか明確にできます。

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大事なことはチャンネルにも共有する

スレッドの中でスレッドの参加者以外にも伝わってほしいことを投稿する場合は、チャンネルへの共有を有効にして投稿しましょう。チャンネルへの共有をオンにしない投稿は、スレッドに参加していない人は目にしないかもしれないものとして捉えてください。